政府が推進する働き方改革や新型コロナウイルス肺炎の流行により、多くの企業では働き方の多様性・柔軟性を高める取り組みが行われています。
そのひとつとして、オフィスから離れた場所で仕事をする「リモートワーク」に注目が集まってきました。
リモートワークを導入する主なメリットには、
「時間、場所を問わずに仕事ができる」「社員の生産性が向上する」「コスト削減ができる」「多様な人材確保が見込める」などがあります。
社員側はもちろん、経営側も採用活動や役員会議といったあらゆる仕事の効率化を実現できる点が最大のポイントといえます。
一方で、リモートワークには注意しておかねばならないポイントも発生します。
例えば「情報漏えいのリスクが高まる」や「テレワークをする社員の勤怠管理が難しくなる」こと、「社員同士の適切なコミュニケーションが取りにくくなる」ことなどです。
こうしたデメリットを解決し、リモートワーク導入を成功させるためには、ツールの活用が必要不可欠です。
リモートワークに必要なITツール
上記でご紹介したリモートワークのデメリットをここで振り返っておきましょう。
・情報漏えいのリスクが高まる
・勤怠の管理がしにくい
・適切なコミュニケーションが取りにくい
以下では、この3つの課題を解決に導くための代表的なITツールを紹介していきます。
①遠隔で臨場感のある会議ができる「Web会議システム」
Web会議システムは、パソコンやタブレット・スマートフォンなどの端末を使って、画面越しで会議を進行できるシステムです。無料のものから、有料のものまで数多くのツールが存在します。
ツールをダウンロードするだけで導入をスタートできるものが多く、導入のしやすさやコストの低さが魅力的。
メールや電話だと細かいニュアンスが伝わりにくく、身振りや手振りを使ったジェスチャーが通じないなどといった側面があります。
それらを解決するため、Web会議システムを使って実際に対面しているかのような環境を作ることが重要です。
ただしWeb会議システムは通信が安定せず、映像や音声が途切れてしまう可能性があります。基本的には社内の会議や簡単な打ち合わせに使うのがおすすめです。
②安定した接続環境で、大人数の会議ができる「テレビ会議システム」
テレビ会議システムは、Web会議システムと似たシステムですが、大きく異なる点は、「専用の回線を使い、接続の安定性が高い」という点です。
高画質・高音質で映像や音声が途切れる心配がないというのが大きなメリットです。
絶対に失敗ができない重要なクライアントとの会議や打ち合わせといったシーンで活用すると良いでしょう。
しかし、初期費用やランニングコストがかなり高額になってしまうという難点もあります。
自社の利用シーンを想定して、Web会議システムとテレビ会議システムを使い分けると良いでしょう。
③メールよりも簡単にコミュニケーションが取れる「ビジネスチャットツール」
ビジネスチャットツールは、1対1やチーム単位で、テキスト、画像、スタンプなどを使い、手軽にコミュニケーションを行うことができます。
「この案件について疑問があるけれど、メールで聞くには大げさすぎる」と思ったことのある方は多いのではないでしょうか。
ビジネスチャットは、このようなシーンでも手軽にやり取りできるのが魅力です。
メールのように長文を打つ必要はなく、聞きたいことの要点をまとめるだけでOKです。
頻繁なコミュニケーションを促進すると共に、業務の効率化にも繋がるので是非導入したいツールです。
④労働時間の管理を簡単にし、労務担当者のコストを減らす「勤怠管理システム」
勤怠管理システムは、社員が仕事を始めた時刻と終了した時刻をオフィスから離れた場所であっても正確に管理するとともに、
法律で定められた労働時間を超えないように時間管理をしてくれるツールです。
従来のタイムカードでは、月末の賃金計算の集計に非常に手間がかかります。そのため賃金計算や労務の管理にアウトソーシングを使う企業も少なくないようです。
また、勤怠管理システムは打刻方法が多彩なものが多いことも特徴です。例えばICカードやLINEを通しての打刻が可能です。
勤怠管理システムを導入する際には、このような多様な打刻方法が図れるものや、時間管理・給与の管理もあわせて行えるツールを選ぶのがおすすめです。
⑤組織全体で進捗確認ができる「ナレッジ（社内情報）共有ツール」
会議のツールやチャットツールを導入することももちろん大切ですが、そもそも「社内で誰がいま何を行っているのか」を把握できないと、スムーズな業務ができません。
そこで、社内でクライアントの情報や今までの実績、業務進捗を確認できる「ナレッジ共有ツール」が必須になります。
無料のものも有料のものもありますが、社内情報・進捗を細かく一括で確認できるようなナレッジ共有ツールを選ぶようにしましょう。
なお、これは全てのツールに対して言えることですが、情報漏えいのリスクを減らすために、映像や音声、データを暗号化できるツールを選択することをおすすめします。
また同時に、セキュリティ性を確保するには、ITツールの活用と同時に社員に対してきっちりと「ルール」を教えることも必要です。
リモートワークをスムーズに行うおすすめITツール
リモートワークを実行している企業では、気軽に利用できるサービスやツールをうまく活用しながら、
リモートワークにおけるメリットを強化、またデメリットを軽減しています。
代表的なツールには以下のような物があります。
Web会議システム①：国内シェア率12年連続No.1「V-CUBE ミーティング」
対象企業：小規模企業～大手企業、自治体、大学など規模や業界問わずさまざま
V-CUBE ミーティングは幅広い企業で導入されているWeb会議システムです。
会議の担当者が送信した招待メールをクリックするだけで会議に参加することができ、非常に利用がしやすいことが特徴です。
国外の拠点を相手にするときでも途切れない通信品質の高さを誇っていることから、「Web会議システムを導入したいけど、テレビ会議システムと同じぐらい高品質なものがいい」と考えている方にはおすすめです。
Web会議システム②：クリアな画質・音質。インスタント共有「Zoomミーティング」対象企業：個人〜大企業まで幅広く利用可能
最大1000人まで1つのWeb会議に参加できる、という「Zoomミーティング」。
最大で49もの映像を画面に表示できるので、Web会議を通して大規模かつ多拠点での会議を行いたい方に有用であるといえます。
データを送る際はツール上で暗号化が行われるため、安全にデータの転送を行うことができるでしょう。
官公庁や大企業など、世界中で使われているWeb会議システムです。
ビジネスチャットツール①：豊富な機能、世界中で愛用されているツール「Chatwork」
対象企業：個人事業主～大企業まで幅広く対応
「Chatwork」は、1対1のチャットにもグループでのチャットにも柔軟に対応したビジネスチャットツールです。
これ1つでビデオ通話や、PDFなどのファイルを共有することも可能。導入している企業は小規模、大規模問わず約24万以上という高い実績があります。
ファイルの送信やメッセージの送信は暗号化がなされているため、安心して社内外でのコミュニケーションが行えるでしょう。
ビジネスチャットツール②：無料でも高い機能性を誇るツール「Slack」
対象企業：個人事業主～大企業まで幅広く対応
「Slack」はアメリカ生まれのビジネスチャットツール。
世界100カ国以上で1日の利用者数約800万人以上、という絶大な導入実績を誇った信頼の置けるツールです。
あらゆる種類のファイルをドラッグ&ドロップで共有することができるため、手軽さにかけては高い機能性があるといえます。
ビジネスチャットツール③：企業の方針に沿った運営をしやすい、法人に安心なツール「V-CUBE Gate」
対象企業：中小企業～大企業まで幅広く対応
「V-CUBE Gate」は、企業の利用しやすさを考えられて設計されたビジネスチャットツールです。
高いセキュリティ機能があり、外部からの不正アクセスを防ぎ、情報漏えいのリスクを最小限に留めます。
ユーザーの管理はもちろん、ログや利用できる機能の管理が可能です。
これにより、企業のセキュリティポリシーや運用方針に沿ってチャットツールを活用できます。
また、ファイルの送受信や既読表示などによりリアルタイムで実際の会話のようなチャットができます。
別途の契約のWeb会議サービス「V-CUBE ミーティング」との連携すると、そのままミーティングを行えます。
勤怠管理システム①：No.1 クラウド型システム「ジョブカン勤怠管理」
対象企業：小規模～大企業まで幅広く
「ジョブカン勤怠管理」は業界、業種を問わず幅広く国内で採用されている勤怠管理システムです。
導入実績は4万社以上。出勤管理のみならず、シフト・休暇申請・業務の工数管理を行える機能が搭載されています。
信頼実績のあるツールを導入し、1つのツールでなるべく多くの労務管理を行いたいという方には特におすすめです。
また、ジョブカン勤怠管理には外国語での表示や所定労働時間を超えないためのアラート機能があります。
外国人労働者の多い企業や、働き方改革を積極的に推進している企業に有用であるでしょう。
勤怠管理システム②：勤怠管理に必要な機能が一挙に搭載「jinjer勤怠」
対象企業：中小～大企業までさまざま
充実なサポートを受けることができ、また業界最高水準の機能を実装した「jinjer勤怠」。
パソコンやスマートフォンからはもちろん、Apple WatchやGoogle Homeといったデバイスからも打刻ができる多様さが魅力です。
月末には自動で従業員の勤怠日数を集計し、給与換算も行えるようになっています。
休暇申請やその承認までをツール上で行えることが、リモートワークに活かせる最大のメリットです。
無料トライアルを行えるため、気になった方は一度トライアルを試してみてから導入するのが良いでしょう。
ナレッジ（社内情報）共有ツール①：すべての作業を一カ所で共有「Confluence」
対象企業：チーム～中小企業向け
「Confluence」は、ドキュメントの作成や議論など、チームで業務を遂行するために1カ所で作業できるナレッジ共有ツールです。
豊富で機能性の高いフォーマットが用意されているので、会議の議事録・マーケティングプランなど、さまざまな目的に対応しています。
ドキュメントにコメントを入れることができるため、ツール上で綿密な意見交換が実現可能。
Gmailや上記で挙げたSlackなど、多くの他社製品と組み合わせて自由にカスタマイズできます。
柔軟性を特に求める方には良いのではないでしょうか。
ナレッジ（社内情報）共有ツール②：高いセキュリティ性・柔軟性を持つ「Scrapbox」
対象企業：小～中規模チーム向け
「Scrapbox」の最大の特徴は、「ページ間リンク機能」という画期的な機能が搭載されていることです。
例えば単語をカッコでくくるだけで、Wikipediaのようにその単語に関連する情報をリンク付けできます。
これによってフォルダ・ファイル分けといった作業が不要になり、業務の効率化につながるでしょう。
複数ユーザーによるリアルタイムでの共同編集も可能。教育機関から大企業まで、幅広く導入されています。
リモートワークの導入にはITツールが必須
リモートワーク成功の可否は、いかにコミュニケーションをうまく取れる仕組みを作り上げるかという点です。
しかし、人の手だけでそれを行うには限界があります。
だからこそ、リモートワークのデメリットでも触れたような問題点を解決するためにITツールの導入は必要不可欠なのです。
リモートワークを円滑化する具体的なITツールを挙げましたが、ツールを選ぶ際には必ず
「自社の規模・ニーズに合ったものは何か」という視点で検討するようにしましょう。
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